Как правильно составить авансовый отчет

На сегодняшний день хозяйственная деятельность осуществляется таким образом, что закупка предприятиями необходимых товаров осуществляется посредством использования наличности. С этой целью сотрудникам выдается авансовая наличность, по которой они в дальнейшем будут отчитываться. Аналогичная ситуация происходит и с работниками, отбывающими в командировку. Если у любого сотрудника есть задолженность по ранее полученной предоплате, новый он получить не сможет.

Подотчетным лицом принято называть сотрудника компании, которое получает деньги с дальнейшим отчетом по ним. Все лица, которые могут получать финансирование под отчет, публикуются главой предприятия в специальном приказе. Процессу получения денег для командировочных расходов для сотрудника также предшествует выдача специального приказа.

На основании приказа происходит установление и сроков отчетов по расходам. В случае, когда нет договоренности, у работника есть трое суток после окончания срока, на который осуществлялась выдача аванса. Отчетность по потраченным во время командировки средствам также должна быть подготовлена не позднее 3 суток по возвращению из нее. Если отчеты будут оформлены правильно и своевременно, то это обезопасит компанию от штрафов со стороны контролирующих органов.

Для подтверждения расходов подотчетными лицами должны быть заполнены и сданы в бухгалтерию специальные отчеты об авансах, представляющие собой документы первичного учета. Оформление документа может быть бумажным или электронным, но только в экземпляре единичного варианта. К слову, бланк авансового отчета получил некоторые важные изменения.

Лицевая сторона бланка должна содержать номер и дату, когда был составлен отчет. Помимо этой информации сотрудник указывает свое ФИО, название компании, должность, табельный номер, а также назначение аванса.

Обратная сторона отчета выполняется в виде таблицы, в которую сотрудник заносит реквизиты всех документов, используемых для подтверждения расходов. Их нумерация должна быть упорядоченной, и они должны прилагаться к отчету. В строчке «Итого» необходимо указать общий объем расходов.

Оформив отчет, его требуется передать в бухгалтерию для проверки, где взамен сотрудник получает документ, содержащий дату и номер, общими расходами, а также числом документов, которые их подтверждают.

Дальнейшее заполнение отчета происходит в бухгалтерии. После проверки того, насколько правильно был оформлен отчет, он отправляется для подписи руководителю, который подписывает его.